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5 juin 2011 7 05 /06 /juin /2011 22:09

Etaient présents :

Carole BERNARD, Céline CAPELLI, Céline CORONA, Nathalie DESMARIS, Michèle Dony, Béatrice LE PALLEC, Sandrine PEREZ, Carine ROBERT, Rébecca Scarpari, Catherine SEIGNERT, Nora Tria, Catherine TRIOLI, Yolande VOLLE.

 

BILAN DES VENTES ET MANIFESTATIONS

 

ð VENTE DE GATEAUX – Vendredi 15 AVRIL  (150,50 €)

ð PETANQUE – Vendredi  22 AVRIL (Environ 440,80 €)

 

MANIFESTATION A VENIR : FOIRE DE PENTECOTE

 

Lundi 13 juin 2011  – Parc Jourdan

Vente de hamburgers et boissons

 

ð Courrier adressé à la Mairie pour réserver les tables et les chaises.

ð Nora a contacté un fabricant de barquettes, dans l’attente d’une réponse.

 

Une réunion pour la mise en place est fixée le Mardi 24 mai chez Nora, à partir de 20h30.

Seront Présentes   Yolande, Nathalie, Béatrice, Carole, Sandrine Perez, Céline Capelli, Céline Corona, Catherine Trioli.

Michèle Dony peut-être.

 

 

MANIFESTATION A VENIR : KERMESSE

 

Samedi 25 Juin 2011 au parc municipal

 

 

DEJA PREVU ou FAIT

 

 

      Ø   Réservation, envoi de courriers :

 

ð Structures gonflables réservées par Nora : 1 parcours AVENTURE, un structure gonflable, un point WII et barbe à papa  (Tarif :  Maximum 500.00 €).

Le responsable de la société A.2.G nous informe qu’il arrête son activité cette année, nous verrons avec lui s’il n’est possible de racheter certains jeux (sumo, trampoline,…).

 

ð Sono (M. Nardone) réservée par Nora. Devis de 570 € transmis à la Mairie.

ð Stand poneys réservé par Sandrine Jahan.

ð Lots commandés par Carole et Nora. Emballage des lots de pêche à la ligne fait après la réunion.

ð Courriers aux sponsors envoyés par Chadia. L’année dernière retour de 2 entreprises seulement.

ð Nora envoie la lettre la lettre à la Mairie pour demander le matériel nécessaire (podium, camion frigo, grand barnum, petit barnum, prises électriques et rallonges, point d’eau, 60 barrières, 60 tables, 60 chaises, 40 bancs, WC).

 

 

      Ø   Les entrées :

 

            Nous maintenons les prix des années précédentes : 4 € les 5 tickets – 8 € les 12 tickets ?

            Tickets découpés et agrafés après la réunion.

 

 

Ø  Tombola :

 

Groupe de travail : Yolande, Céline Corona et Sandrine Perez.

Ce groupe doit également s’occuper de fournir une liste précise des sponsors afin que nous les remercions par courrier les citions à la Kermesse.

 

Que met-on en premiers lots ? Quelle somme attribuons-nous pour leur achat ?

Il faut avoir la liste des 8-10 gros lots pour pouvoir faire les documents aux parents.

 

Combien d’enveloppes dont combien de gagnantes

Penser à préparer l’urne pour la participation aux supers gros lots

 

Pour les lots qui n’ont pas encore été récupérés à ce jour. : Merci de faire le point avec le groupe de travail qui ne peut pas avancer si tout ne lui pas été remis.

 

 

 

A FAIRE

 

 

Ø  Les documents à distribuer à l’école (pour demander de l’aide aux parents)

Nora s’occupe de faire passer les documents aux directrices.

 

 

Ø  A préparer

 

Petits drapeaux pour indiquer le nom des gâteaux :  QUI peut le faire ?

               Affichettes pour la buvette (Céline Corona)

               Fonds de caisse (Yolande)

   Planning de tenue des stands . (Nora, Céline CO, Sandrine P et Nathalie Desmaris)

 

 

      Ø   Les stands :

 

      Définir qui se met en responsable de stand pour l’après-midi.

      Chaque responsable se charge du matériel de A à Z, avec l’installation et le rangement.

 


 

 

N’hésitez pas à vous inscrire

 

 

Pêche à la ligne (X2) 

 

7 bancs

Pêche aux canards (X2)

 

7 bancs

Jeu des balles

 

1 table + 1 banc

Trampoline 

 

1 banc

Structure gonflable

Mario + 1 personne

1 banc

Parcours AVENTURE

Rebecca et Carine Robert

1 banc

WII

 

??????

TRI

Fabienne FAUQUEMBERGUE et Myriam FEUILLET

1 table et 1 banc ????

Jeu de chevaux 

 

1 table + 1 banc

Tir basket 

Catherine SEIGNERT

1 banc

Tir aux gangsters

 

1 table + 1 banc

Roue du loto 

 

1 table + 1 banc

Jeu de massacre 

 

1 table + 1 banc

Jeu de foot 

 

Qui a une cage ?

Poneys 

Sandrine JAHAN, Danièle REYNAUD

2 tables + barrières

Entrées 

Sandrine PEREZ, Céline Capelli

2 tables + 2 bancs

Lots 

 

4 tables + 2 bancs

Tombola

Yolande

2 tables + 2 bancs

Buvette, Bonbons

Chadia, Céline Corona, Carole, Michèle, Catherine Trioli, Béatrice un petit moment

Voir si Messieurs.Desgouttes et Seyssel sont disponibles

A voir sur place

 

 

ATTENTION pour le stand ECOLO, Fabienne désire collecter un maximum d’emballages. Merci de lui garder au propre toutes sortes d’emballages

 

 

 

Ø  Impressions couleurs

 

Il nous faut vérifier auprès de Danièle si les documents en notre possession sont toujours en état. Prévoir une nouvelle impression si nécessaire.

 

 

Ø  A demander

 

      Mme Bos s’occupera des photos à accrocher comme l’année dernière

      Catherine Seignert demande à la mairie l’affichage sur le panneau lumineux

 

  Qui restera sur le site de la Kermesse à l’heure du déjeuner ??

 

 

Ø  La buvette – achats

 

   Sacs poubelles : Voir avec Fabienne pour le tri sélectif des poubelles (soit autocollants, soit des poubelles jaunes empruntées à la Mairie)

 

Le bar ( Confirmation pour les boissons - Voir avec Céline Corona et Chadia )

      Desperado........................................................... 2,00 €

      Heineken............................................................. 1,50 €

      Coca, Orangina, Oasis, Ice tea............................ 1,50 €

      Jus de fruits (briquettes orange ou pomme)........ 0,50 €

      Eau minérale ; 30 cl............................................. 0,50 €

      Café, thé............................................................. 0,50 €

      Gâteaux, la part................................................... 0,50 €

 

 

Ø  A apporter le jour de la kermesse

 

Lors de l’achat des boissons, demander à Leclerc les glaçons pour garder au frais les boissons dans les poubelles

Des bananes pour stocker les tickets d’entrée et les points

Chaque membre des AEP met un tee-shirt blanc signe de ralliement (étiquettes Amis des Ecoles à coller dessus)

Toutes les caisses Amis des Ecole

 

 

APERITIF POUR LES BENEVOLES : 23/06/2011 à 19H00

 

Un apéro sera organisé pour les parents bénévoles afin de leur expliquer le déroulement de la journée et leur offrir des tickets gratuits pour leurs enfants.

Nous prévoirons de quoi manger et de quoi boire.

 

 

 

ORGANISATION DE LA JOURNEE

 

 

      Rendez-vous à 10H dans le parc Municipal (de façon à arriver ½ avant les parents qui viendront nous aider)

 

      Il est important de bien accueillir les parents bénévoles le matin et de les diriger vers un travail

      précis afin qu’ils ne se sentent pas abandonnés.

 

 

 

 

      A préparer le matin :

 

               Le Grand barnum : installer les tables et les bancs; mettre les nappes sur les tables; préparer le bar, préparer le stand lots (ceux gagnés avec les points) et lots tombola ; afficher les prix des consommations, la liste des sponsors, le plan de la Kermesse, les horaires des chants, le planning de tenue des stands.

 

               Les jeux: chaque responsable organise l’installation de son stand

               S’équiper pour remplir les piscines de la pêche aux canards

 

               Le Podium : installer des bancs devant le podium, mettre les barrières autour du Podium

 

               Le barnum Point info : Monter le Barnum, installer des tables et des chaises, installer la déco & pub. Qui fournit le barnum ?

 

               Qui peut nous prêter une tonnelle pour le stand des entrées  ??

 

 

 

ORGANISATION ASSEMBLEE GENERALE

 

Une date est déjà fixée pour le Jeudi 15 septembre 2011.

La salle Gonnet est déjà réservée.

 

 

DEMANDE DE LA MAIRIE

 

La fête du village aura lieu Début Juillet 2011.

 

Afin d'organiser au mieux cette manifestation, la Mairie a besoin de bénévoles et souhaite la participation de plusieurs personnes par association. N'oublions pas qu'en contrepartie elle met à notre disposition tout le matériel que nous lui réclamons tout au long de l'année.

 

Pour cela, merci de m'indiquer si vous êtes volontaires, avec votre nom, prénom et adresse complète, et dans quelle catégorie (pour la fête du village)  :

 

Installation du parc (de 14h00 à 18h00)

Service et buvette (de 19h00 à minuit)

Rangement (après minuit)

Serez-vous présent au repas offert aux bénévoles (18h-19h) : oui - non

 

 

PROCHAINE REUNION

 

Pas de réunion avant la kermesse. On se contacte par mail ou téléphone si besoin.

 

Une réunion dans le parc municipal le Mardi 28 juin à 20h au parc ou dans le stade (à voir) :

ð Bilan des manifestations « foire de pentecôte » et « kermesse »

ð Bilan de l’année

ð Apéro pour se dire bonnes vacances

 

 

 

 

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Published by aep-chaponnay.over-blog.com
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