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15 mai 2011 7 15 /05 /mai /2011 21:56

BILAN DES VENTES ET MANIFESTATIONS

 

ð VENTE DE GATEAUX – Vendredi 15 AVRIL

ð PETANQUE – Vendredi  22 AVRIL

 

MANIFESTATION A VENIR : FOIRE DE PENTECOTE

 

Lundi 13 juin 2011  – Parc Jourdan

Vente de hamburgers et boissons

 

ð Courrier adressé à la Mairie pour réserver les tables et les chaises.

ð Nora a contacté un fabricant de barquettes, dans l’attente d’une réponse.

 

Une réunion pour la mise en place est fixée le Mardi 24 mai chez Nora, à partir de 20h30.

Seront Présentes   Yolande, Nathalie, Béatrice, Carole, Sandrine Perez, Céline Capelli, Céline Corona, Catherine Trioli.

Danièle et Catherine Seignert ne savent pas encore si elles pourront êtres là.

 

 

MANIFESTATION A VENIR : KERMESSE

 

Samedi 25 Juin 2011 au parc municipal

 

DEJA PREVU ou FAIT

 

      Ø      Réservation, envoi de courriers :

 

ð Structures gonflables réservées par Nora : 1 parcours AVENTURE, un structure gonflable, un point WII et barbe à papa  (Tarif :  Maximum 500.00 €).

ð Sono (M. Nardone) réservée par Nora. Devis de 570 € transmis à la Mairie.

ð Stand poneys réservé par Sandrine Jahan.

ð Lots commandés par Carole et Nora. Emballage des lots de pêche à la ligne tout de suite après cette réunion.

ð Courriers aux sponsors à envoyer par Chadia. L’année dernière retour de 2 entreprises seulement.

ð Envoi par Nora de la lettre Mairie pour demander le matériel nécessaire (podium, camion frigo, grand barnum, petit barnum, prises électriques et rallonges, point d’eau, 60 barrières, 60 tables, 60 chaises, 40 bancs, WC).

 

 

      Ø   Les entrées :

 

            Maintenons-nous les prix des années précédentes : 4 € les 5 tickets – 8 € les 12 tickets ?

            Tickets à découper et agrafer : tout de suite après cette réunion.

 

 

Ø      Tombola :

 

Groupe de travail : Yolande, Céline Corona et Sandrine Perez.

Ce groupe doit également s’occuper de fournir une liste précise des sponsors afin que nous les remercions par courrier les citions à la Kermesse.

Lots récupérés à ce jour ?

Que met-on en premiers lots ? Quelle somme attribuons-nous pour leur achat ?

Il faut avoir la liste des 8-10 gros lots pour pouvoir faire les documents aux parents.

Combien d’enveloppes dont combien de gagnantes

Penser à préparer l’urne pour la participation aux supers gros lots

 

 

A FAIRE

 

Ø      Les documents à distribuer à l’école (pour demander de l’aide aux parents)

 

255 documents à découper en deux, en faire 17 tas de 30 feuilles, les distribuer aux directrices.

Qui s’en charge ?

 

Ø      A préparer


Petits drapeaux pour indiquer le nom des gâteaux

            Affichettes pour la buvette

            Fonds de caisse

   Planning de tenue des stands : Deux ou trois personnes maximum pour le faire.

 

      Ø   Les stands :

 

      Définir qui se met en responsable de stand pour l’après-midi.

      Chaque responsable se charge du matériel de A à Z, avec l’installation et le rangement.

 

- Pêche à la ligne (X2)

- Pêche aux canards (X2)

- Structure gonflable

- Parcours AVENTURE (2 personnes)

- Tir basket

- Tir aux gangsters

- Poneys

- Jeu de foot

- Poneys

- WII

- Stand Ecolo

- Entrées

- Lots

- Tombola (avec le stand des lots)

- Buvette / Gâteaux / Bonbons

 

Ø      Impressions couleurs

 

            Un certain nombre d’impressions couleurs sont à réaliser pour la kermesse.

            Qui peut en faire ? Combien ? en A4 ou en A3 ?

 

 

Ø      A demander

 

      Qui demande à Mme Bos si elle s’occupe des photos à accrocher comme l’année dernière ?

      Fournir la réponse à Nora

      Affichage sur le panneau lumineux

               Qui a du matériel en stock (à part Danièle et Céline Corona) ?

   Prévoir qui restera sur le site de la Kermesse à l’heure du déjeuner

 

Ø      La buvette - achats

 

               Sacs poubelles

 

Le bar (Confirmation pour les boissons)

   Desperado   2,00 €

   Heineken   1,50 €

   Coca, Orangina, Oasis, Ice tea   1,50 €

   Jus de fruits (briquettes orange ou pomme)   0,50 €

   Eau minérale ; 30 cl   0,50 €

   Café, thé   0,50 €

   Gâteaux, la part   0,50 €

 

               Les bonbons comme d’habitude

 

Ø      A apporter le jour de la kermesse

 

Chaque membre des AEP doit préparer deux bouteilles-glaçons pour garder au frais les boissons dans les poubelles (plus facile que d’aller chaque fois dans le camion frigo)

Des bananes pour stocker les tickets d’entrée et les points

Chaque membre des AEP met un tee-shirt blanc signe de ralliement (étiquettes Amis des Ecoles à coller dessus)

Toutes les caisses Amis des Ecole (Danièle, Céline Corona ?)

 

 

ORGANISATION DE LA JOURNEE

 

      Rendez-vous à 10 dans le parc Municipal (de façon à arriver ½ avant les parents qui viendront nous aider)

 

      Il est important de bien accueillir les parents bénévoles le matin et de les diriger vers un travail

      précis afin qu’ils ne se sentent pas abandonnés.

 

      A préparer le matin :

 

               Le Grand barnum : installer les tables et les bancs; mettre les nappes sur les tables; préparer le bar, préparer le stand lots (ceux gagnés avec les points) et lots tombola ; afficher les prix des consommations, la liste des sponsors, le plan de la Kermesse, les horaires des chants, le planning de tenue des stands.

 

               Les jeux: chaque responsable organise l’installation de son stand

            S’équiper pour remplir les piscines de la pêche aux canards

 

               Le Podium : installer des bancs devant le podium, mettre les barrières autour du Podium

 

               Le barnum Point info : Monter le Barnum, installer des tables et des chaises, installer la déco & pub. Qui fournit le barnum ?

 

 

 

ORGANISATION ASSEMBLEE GENERALE

 

Fixer la date de l’Assemblée Générale de Septembre : Une date est déjà réservée : le mercredi 15 septembre 2010  - qu’en pensez-vous ?????

Salle Gonnet déjà réservée.

 

 

DEMANDES DE LA MAIRIE

 

La fête du village aura lieu Début Juillet 2011.

 

Afin d'organiser au mieux cette manifestation, la Mairie a besoin de bénévoles et souhaite la participation de plusieurs personnes par association. N'oublions pas qu'en contrepartie elle met à notre disposition tout le matériel que nous lui réclamons tout au long de l'année.

 

Pour cela, merci de m'indiquer si vous êtes volontaires, avec votre nom, prénom et adresse complète, et dans quelle catégorie (pour la fête du village)  :

 

Installation du parc (de 14h00 à 18h00)

Service et buvette (de 19h00 à minuit)

Rangement (après minuit)

Serez-vous présent au repas offert aux bénévoles (18h-19h) : oui - non

 

 

VOTE POUR LA DATE DE PROCHAINE REUNION

 

Pas de réunion avant la kermesse. On se contacte par mail ou téléphone si besoin.

 

Une réunion dans le parc municipal début juillet :

 

ð Bilan des manifestations « foire de pentecôte » et « kermesse »

ð Bilan de l’année

ð Apéro pour se dire bonnes vacances

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Published by aep-chaponnay.over-blog.com
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