FOIRE DE LA PENTECÔTE

3 juillet 2014 4 03 /07 /juillet /2014 14:35

Bonjour à tous !

Mme Blog n'a pas assuré sa tâche et je m'en excuse. Je vous promet qu'à la rentrée le blog se sera mis à jour régulièrement.

Dans un 1er temps, veuillez trouver ci-joint le compte rendu suite aux ventes de gâteaux, pétanque... et le bilan de se qu'il restait à faire pour la kermesse et un appel aux volontaires pour les stands. Pour info, suite au manque de volontaire des stands ont été supprimé.

Dès que j'ai le bilan de fin d'année, je ne manquerai pas de vous le transmettre.

A bientôt

Céline

Etaient présents :

Céline TATRY, Céline Palanchon, Séverine Christoph, Stéphanie Jacquin, Yves Duperray, Sandrine Perez, Valérie Lyonnet, Catherine Seignert, Emilie Guidet, Myriam Carlet, Valérie Bertillot, Nora TRIA, Nathalie Desmaris… + d’autres, peut être (!)…

BILAN DES VENTES ET MANIFESTATIONS

ð Vente de gâteaux - 18/04 : 179.00 €.

ð Vente de fromages - 645.00 €

ð Pétanque - 345.00 €. Nous augmenterons légèrement les prix pour que cela soit plus rentable.

MANIFESTATIONS A VENIR :

ð FOIRE DE PENTECOTE – Lundi 09/06/14

En cours de préparation.

ð KERMESSE – Samedi 28/06/14

Voir ci-dessous

DEJA PREVU ou FAIT

Ø Réservations, envoi de courriers :

ð Structures gonflables réservées par Nora : 2 structures : 1 CHATEAU + 1 TOBOGGAN et barbe à papa (Tarif : 500.00 €).

ð Sono (M. Nardone) réservée par Nora. Devis reçu : 570.00 € – Transmis à la Mairie.

ð Stand poneys - Karine Michaud s’en occupe.

ð Lots commandés par Emilie et Nora. Emballage des lots de pêche à la ligne tout de suite après cette réunion.

ð Nora a remis la lettre à la Mairie pour demander le matériel nécessaire (podium, camion frigo, grand barnum, petit barnum, prises électriques et rallonges, point d’eau, 60 barrières, 60 tables, 60 chaises, 40 bancs, WC).

Ø Les entrées :

Nous maintenons les prix des années précédentes : 4 € les 5 tickets – 8 € les 12 tickets ?

Tickets à découper et agrafer dès que Sandrine nous aura transmis la trame.

Tombola :

Groupe de travail : Valérie BERTILLOT, Viviane FELIX, Nathalie DESMARIS, Christine MALSOT, Fabienne GARCIA, Emilie GUIDET, Valérie LYONNET et Aurélie GUERINEAU.

Ce groupe doit également s’occuper de fournir une liste précise des sponsors afin que nous les remercions par courrier et les citions à la Kermesse.

Lots récupérés à ce jour ? IL FAUT NOUS MOBILISER !!!!!!!!

Le groupe fait le choix des premiers lots .

En accord avec Aurélie (trésorière), il décide de la somme qu’il attribue (400.00€) pour l’achat de quelques lots.

Faire les documents qui seront distribués aux parents.

Il décide du nombre d’enveloppes à mettre en vente (600 comme l’année dernière)

Prix de vente de l’enveloppe : 2.00 € l’une, 5.00 € les trois

Prévoir également une urne pour la participation aux supers lots

Pour les lots qui n’ont pas encore été récupérés à ce jour. : Merci de faire le point avec le groupe de travail qui ne peut pas avancer si tout ne lui a pas été remis.

RESTE A FAIRE

Nora s’occupe du document « Appel a l’aide aux parents » qui sera distribué à l’école 255 copies que Nathalie Desmaris distribuera

Impression pour le 10/06 – Réponse pour le 16/06

A préparer

Karine nous fournit les étiquettes pour les petits drapeaux

Nous noterons le nom des gâteaux sur place

Sandrine PEREZ s’occupe des Affichettes pour la buvette –

Aurélie apporte les Fonds de caisse

Sandrine PEREZ – Céline TATRY et Catherine SEIGNERT s’occupent du Planning de tenue des stands

Date fixée pour établir le programme des chansons: le 19-20/06/14.

Ø Les stands :

Définir qui se met en responsable de stand pour l’après-midi.

Le tarif pour le stand poney est de 2 tickets.

Chaque responsable se charge du matériel de A à Z, avec l’installation et le rangement.

VOIR TABLEAU A COMPLETER CI-JOINT + lien doodle dans le mail

Impressions couleurs

Après vérification, Si besoin de réimprimer la notice des jeux. Céline se rapproche de Marylène.

A demander

Nathalie demande à Mme Bos pour accrocher des photos sur les panneaux

Sandrine PEREZ demande à la mairie un affichage sur le panneau lumineux

Plusieurs personnes pourront rester sur le site de la Kermesse à l’heure du déjeuner

La buvette – achats

Poubelles : Fabienne FAUQUEMBERGUE s’occupe des poubelles auprès de la mairie.

Achat des boissons : Sandrine PEREZ s’en occupe

Le bar ( Confirmation des prix )

Heineken............................................................. 2.00 €

Coca, Orangina, Oasis, Ice tea............................ 1,50 €

Eau minérale ; 30 cl............................................. 0,50 €

Café, thé............................................................. 0,50 €

Gâteaux, la part................................................... 0,50 €

Barbe à papa : 2.00€ (0.50 cts pour nous et 1.50€ pour M. AHON notre fournisseur).

A apporter le jour de la kermesse

Nous irons demander à Leclerc les glaçons pour garder au frais les boissons dans les poubelles

Des bananes pour stocker les tickets d’entrée et les points

Chaque membre des AEP met un tee-shirt blanc signe de ralliement Amener toutes les caisses Amis des Ecole

STOCK – le jour J

RAMENER TOUT LE MATERIEL STOCKE PAR VOS SOINS APPARTENANT A L’ASSOCIATION.

APERITIF POUR LES BENEVOLES : le 24 juin 2014 à 19H00

Un apéro sera organisé pour les parents bénévoles afin de leur expliquer le déroulement de la journée et leur offrir des tickets gratuits pour leurs enfants.

Nous prévoirons de quoi manger et de quoi boire.

ORGANISATION DE LA JOURNEE

Rendez-vous à 10H dans le parc Municipal (de façon à arriver ½ avant les parents qui viendront nous aider)

Il est important de bien accueillir les parents bénévoles le matin et de les diriger vers un travail

précis afin qu’ils ne se sentent pas abandonnés.

A préparer le matin :

Le Grand barnum : installer les tables et les bancs; mettre les nappes sur les tables; préparer le bar, préparer le stand lots (ceux gagnés avec les points) et lots tombola ; afficher les prix des consommations, la liste des sponsors, le plan de la Kermesse, les horaires des chants, le planning de tenue des stands.

Les jeux: chaque responsable organise l’installation de son stand

S’équiper pour remplir les piscines de la pêche aux canards

Le Podium : installer des bancs devant le podium, mettre les barrières autour du Podium

Le barnum Point info : Monter le Barnum, installer des tables et des chaises, installer la déco & pub.

Sandrine PEREZ prévoit 2 tonnelles pour le stand des entrées – (penser au scotch)

ORGANISATION ASSEMBLEE GENERALE

Une date est fixée pour le 16/09/14 - Salle à réserver.

Cette année encore nous nous rapprocherons de l’Association des Parents d’Elèves pour faire une réunion commune.

PROCHAINE REUNION

Nous n’avons pas besoin de prévoir une réunion avant la kermesse.

On se contactera par mail ou téléphone si nécessaire.

Une réunion dans le parc municipal le JEUDI 03 JUILLET 2014 à partir de 19h au stade GIL LAFORET :

ð Bilan de l’année

ð Apéro pour se souhaiter bonnes vacances.

N’hésitez pas à vous inscrire

Pêche à la ligne (X2)	Yves DUPERRAY – MANQUE 1 PERSONNE	7 bancs
Pêche aux canards (X2)	2 PERSONNES	7 bancs
Jeu des balles		1 table + 1 banc
Structure gonflable TOBOGGAN	2 PERSONNES	1 banc
Structure gonflable CHATEAU	1 PERSONNE	1 banc
TRI	Fabienne FAUQUEMBERGUE Manque 1 PERSONNE	1 table et 1 banc ????

Tir basket	Catherine SEIGNERT	1 banc
Tir aux gangsters		1 table + 1 banc
Roue du loto	Valérie LYONNET	1 table + 1 banc
Jeu de massacre	Emile GUIDET	1 table + 1 banc
Jeu des palets	Myriam CARLET	1 table + 1 banc
Jeu de calculs PIANO		1 table + 1 banc
Jeu de foot	SI NOUS AVONS UNE CAGE Séverine CHRISTOPH – Manque 1 PERSONNE	Qui a une cage ?
Poneys	Karine MICHAUD – Valérie Bertillot – Stéphanie Jacquin – Chadia Hémici Manque 2 personnes	2 tables + barrières
Entrées	Aurélie Guérinau – manque 1 PERSONNE	2 tables + 2 bancs
Lots	Charlotte – manque 1 PERSONNE	4 tables + 2 bancs
Tombola	Nathalie Desmaris – manque 1 PERSONNE	2 tables + 2 bancs
Buvette, Bonbons	Sandrine PEREZ – Nora TRIA – UN MAXIMUM DE PERSONNES	A voir sur place
Jeu de RUGBY	Géré entièrement par le CLUB DE RUGBY